Vormgeving: meer dan een esthetisch extraatje
Hoewel de inhoud van jouw Plan van Aanpak (PvA) essentieel is, speelt de manier waarop je die presenteert een even belangrijke rol. Vormgeving is hierbij geen “extraatje”, maar een strategisch element dat je winkans vergroot. Vijf redenen waarom:
- Eerste indruk. Stel, je bent beoordelaar en je hebt zes plannen voor je liggen. Zonder ook maar één letter gelezen te hebben, springt er één uit door de vormgeving. Nu heb je meteen al een positieve indruk van deze inschrijver; het ziet er netjes en verzorgd uit. Een goede eerste indruk.
- Leesbaarheid en structuur. Een goed gestructureerd en helder vormgegeven PvA is niet alleen prettig voor het oog, maar ook voor de geest. Bij een aanbesteding hebben beoordelaars vaak veel inschrijvingen door te spitten. Een inschrijving die goed leesbaar en overzichtelijk is, bespaart hen tijd. Besteed daarom aandacht aan duidelijke koppen, puntgewijze opsommingen, infographics en tabellen. De structuur en afwisseling met afbeeldingen maakt dat het lezen aangenamer.
- Merkconsistentie. Jouw inschrijving is een uiting van je bedrijf, net zoals je website of je posts op LinkedIn. Een professionele vormgeving die consistent is met je merkidentiteit – zoals je logo en huisstijl – draagt bij aan een gevoel van herkenbaarheid en betrouwbaarheid, juist ook op de lange termijn.
- Versterking van de boodschap. De juiste vormgeving helpt om je kernboodschap te versterken. Zo kun je belangrijke informatie accentueren door contrasterende kleuren of kaders toe te passen. Jouw boodschap komt zo beter over en blijft beter hangen.
- Emotionele connectie. Dacht je echt dat gunning altijd gebaseerd is op objectieve criteria? Fout. De beoordelaars zijn namelijk mensen en geen robots. Bij elke beslissing die wij mensen nemen, laten we ons gevoel meebeslissen. Een goed ontworpen inschrijving geeft een goed gevoel en speelt daarom (onbewust) een rol bij de gunning.
Conclusie: Bij een inschrijving op een aanbesteding is de vormgeving van het document net zo belangrijk als de inhoud. Een doordachte en aantrekkelijke opmaak helpt je niet alleen om de aandacht van de beoordelaar vast te houden, maar draagt ook bij aan de professionaliteit en betrouwbaarheid van je bedrijf.