Wel of niet inschrijven op een aanbesteding?
Dagelijks worden er vele aanbestedingen gepubliceerd op TenderNed en andere tenderplatforms. Het kan dan best uitdagend zijn om de juiste aanbestedingen voor jouw bedrijf te kiezen. Hoe ontdek je of je wel of niet moet inschrijven op een aanbesteding? Je leest het hieronder.
Wel/niet inschrijven op een aanbesteding: waar moet je op letten?
Het inschrijven op een aanbesteding moet je niet onderschatten. Het kost veel tijd en voorbereiding en daarmee ook geld. Daarom wil je goed filteren welke aanbestedingen voor jouw bedrijf interessant zijn. De reëele winkans is daarbij leidend. Hieronder volgt een beknopt stappenplan dat je helpt bij het maken van de juiste keuze:
1. Past deze aanbesteding bij mijn ervaring en specialiteit?
Bedrijven die écht kunnen leveren wat de aanbestedende dienst vraagt, maken de grootste kans om de aanbesteding te winnen. Beoordeel daarom kritisch of de opdracht bij je past. Ook worden er meestal om referenties gevraagd. Heb je al eerder een soortgelijke opdracht uitgevoerd?
2. Voldoe ik aan alle eisen?
Bij een aanbesteding wordt vrijwel altijd een Programma van Eisen gepubliceerd. Bekijk kritisch of jouw bedrijf aan alle eisen voldoet. En vergeet niet de benodigde referenties, certificaten etc. te checken. Je riskeert uitsluiting als je niet aan alle eisen voldoet. Lees niet alleen de leidraad, maar bekijk in een vroeg stadium alle documenten en bijlagen.
Voldoet jouw bedrijf niet aan alle gestelde eisen, maar ken je een bedrijf dat wél aan de eisen voldoet? Overweeg dan in te schrijven als combinatie of voor bepaalde eisen een beroep te doen op derden.
Wat als de gestelde eis onterecht is?
Dan kun je proberen om via de Nota van Inlichtingen te vragen om versoepeling van de eisen. Heb je het idee dat de gestelde eis onrechtvaardig of onnodig beperkend is? Dan kun je tevens een klacht indienen bij de aanbestedende dienst.
Lees ook: Aandikken van een tender: slim of niet?
3. Voldoe ik aan de wensen?
Probeer naast de eisen ook de wensen van de aanbestedende dienst te achterhalen. Vaak haal je dit uit de leidraad of uit de reden waarom de huidige samenwerking stopt (los van het aflopen van de termijn). Probeer ‘de vraag achter de vraag’ van de aanbestedende dienst te achterhalen. Waar zijn ze écht naar op zoek? Wie is nu écht hun ideale samenwerkingspartner?
4. Is deze aanbesteding waardevol voor mijn bedrijf?
Kijk niet alleen naar de daadwerkelijke inkomsten die je kunt verdienen als je de aanbesteding wint. Misschien helpt deze aanbesteding je om een bepaalde marktpositie te veroveren. In dat geval kun je zelfs overwegen om in te schrijven met een scherpere prijs dan je normaal zou vragen.
5. Zijn de gestelde deadlines haalbaar?
Is de deadline voor zowel het inschrijven op de aanbesteding als de uitvoering van de opdracht haalbaar voor jouw bedrijf? Houd hierbij ook rekening met de beschikbaarheid van je mensen. Wie moet input leveren voor de inschrijving en hebben zij daar voldoende tijd voor naast hun gebruikelijke werkzaamheden? Wie moeten de opdracht uitvoeren als je de tender wint? Past dat in hun agenda? Staan er vakanties/verlof/feestdagen gepland?
6. Ken je de concurrentie?
Het is prettig als je weet welke partijen mogelijk nog meer inschrijven op de aanbesteding. Zo kun je een reële inschatting maken van je winkansen.
7. Is de tekenbevoegde persoon beschikbaar?
Is de tekenbevoegde persoon volgens het Handelregister beschikbaar om alle vereiste documenten te ondertekenen? Zonder geldige handtekening is je inschrijving ongeldig.
Door kritisch naar deze vragen te kijken, kun je een goede inschatting maken of je wel/niet inschrijft op een aanbesteding.
Tot slot
Een aanbesteding win je niet zomaar. Het vergt een goede voorbereiding en sterk plan van aanpak. Heb je weinig ervaring in (of tijd voor) het inschrijven op een aanbesteding?
Bij Besteed het uit helpen we je met een strategische aanpak om tenders te winnen. Van documentanalyse tot het schrijven van een winnend plan, wij bieden de expertise die je nodig hebt. Neem geheel vrijblijvend contact op.