Wat is een eigen verklaring aanbesteding?
Als je je wilt inschrijven op een aanbesteding, heb je vast gehoord van de zogeheten ‘eigen verklaring’. In deze blog lees je beknopt alles wat je wilt weten over de eigen verklaring bij aanbestedingen.
Wat is een eigen verklaring aanbesteding?
Een eigen verklaring bij een aanbesteding wordt ook wel het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) genoemd. Wil je als ondernemer inschrijven op een aanbesteding van de overheid? Dan is het UEA een verplicht formulier waarmee je verklaart aan de gestelde geschiktheidseisen te voldoen en dat de uitsluitingsgronden niet op jouw onderneming van toepassing zijn.
In het formulier staan onder andere vragen over de financiële situatie en technische bekwaamheid van je bedrijf. Verder moet je verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op jouw onderneming van toepassing zijn. Denk aan een faillissement of strafrechtelijk verleden.
Is een UEA verplicht?
Het invullen van een UEA is verplicht: · bij aanbestedingen van de overheid boven Europese drempelbedragen;
· bij aanbestedingen onder Europese drempelbedragen, maar waar sprake is van uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen.
Voordelen van een eigen verklaring bij aanbestedingen
Het invullen van een eigen verklaring bij aanbestedingen heeft enkele voordelen. Het grootste voordeel is dat het inschrijfproces eenvoudiger wordt. Als ondernemer vul je de verklaring naar waarheid in, maar hoef je vaak nog geen bewijsstukken (zoals een jaarrekening, technische certificaten of VOG) te uploaden. Dat scheelt tijd! Alleen de winnaar van de aanbesteding moet de bewijsstukken overleggen aan de aanbestedende partij.
Dankzij het UEA wordt de beoordelingsfase verkort en de administratieve lasten voor beide partijen verminderd.
Hoe vul je een eigen verklaring (UEA) in? Het UEA vul je vaak digitaal in via een tenderplatform, zoals TenderNed of Mercell. Meestal gebeurt dat op één van de volgende manieren:
1. De aanbestedende dienst heeft het formulier vooraf samengesteld en voegt de PDF toe aan de aanbestedingsdocumenten.
2. Je vult het UEA in met de online UEA-module. Het tenderplatform genereert vervolgens een PDF. Die PDF onderteken je en voeg je toe bij je inschrijving.
In een UEA vul je de verplichte en relevante onderdelen in en geef je waar nodig extra toelichting. Belangrijk: vul het UEA altijd naar waarheid in!
De onderdelen van het UEA
In de meeste gevallen is een UEA als volgt opgebouwd (beknopte samenvatting):
Deel I Gegevens over de aanbestedingsprocedure & de aanbestedende dienst
Dit deel is vooraf ingevuld door de aanbestedende dienst en kun je niet aanpassen.
Deel II Gegevens van de ondernemer
A:
· Vul de gevraagde bedrijfs- en persoonsgegevens in.
· Geef aan of jouw onderneming een micro-, klein- of middenbedrijf is.
· Geef aan of je een sociale onderneming bent.
· Geef aan of jouw bedrijf is opgenomen op een lijst van erkende ondernemers (alleen van toepassing als de procedure wordt uitgevoerd voor een speciale sector bedrijf).
· Geef aan of je samen met anderen deelneemt aan de aanbestedingsprocedure.
· Vermeld eventueel de percelen waarop je wilt inschrijven.
B:
Dit deel vul je alleen in als jouw onderneming wordt vertegenwoordigd door iemand anders dan degene die als bevoegd vertegenwoordiger in het KvK Handelsregister staat.
C:
In dit deel geef je aan of je een beroep doet op een derde partij (zoals een onderaannemer) om te voldoen aan de geschiktheidseisen. Denk aan een beroep op de technische bekwaamheid van een andere ondernemer, de beroepsbevoegdheid of financiële draagkracht.
D:
Vul dit deel alleen in als er expliciet om wordt gevraagd in de aanbestedingsstukken. Hier geef je aan of je van plan bent (een deel van) de opdracht uit te besteden aan één of meerdere onderaannemers. Vermeld ook welke onderaannemer(s) je wilt inschakelen.
Deel III Uitsluitingsgronden
In deel III geef je aan of uitsluitingsgronden op jouw onderneming van toepassing zijn. Beantwoord deze vragen altijd naar waarheid. Je krijgt ruimte voor een eventuele toelichting. De uitsluitingsgronden zijn opgedeeld in secties.
A: Strafrechtelijke veroordelingen
B: Het niet betalen van belasting of sociale premies
C: Overige gedragingen en omstandigheden (zoals belangenconflicten of beroepsfouten)
Deel IV Selectiecriteria
Hier vink je aan of je voldoet aan de gestelde selectiecriteria.
Deel V Beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden
Bij openbare aanbestedingen hoef je deel V niet in te vullen. Deel V moet wel ingevuld worden bij niet-openbare procedures.
Deel VI Slotopmerkingen
In het laatste onderdeel verklaar je – door te tekenen – dat je het UEA naar waarheid hebt ingevuld en dat je de gevraagde bewijsstukken kunt overhandigen als de aanbesteding aan jouw onderneming gegund wordt.
Eigen verklaring aanbesteding uploaden
Zodra je het UEA ondertekend hebt (let op: alleen de tekenbevoegde zoals vermeld in het KvK Handelsregister mag tekenen), kun je het uploaden via het aanbestedingsplatform. Vaak is daar een duidelijke sectie voor. Zo niet, dan kun je het uploaden bij overige documenten. Zorg ervoor dat je het UEA altijd uploadt!
Tot slot
Kun jij hulp gebruiken bij het invullen van het UEA? Of ben je op zoek naar een professionele partij die je kan helpen bij het inschrijven op een aanbesteding? Ons ervaren team staat voor je klaar. Neem geheel vrijblijvend contact op met Besteed het uit.