Wat is een Best and Final Offer (BAFO)?
Een Best and Final Offer (BAFO) is de laatste fase in het aanbestedingsproces en komt vrijwel alleen voor bij commerciële en onderhandse aanbestedingen. De aanbestedende dienst heeft alle inschrijvingen doorgenomen, een selectie gemaakt en vraagt de laatst overgebleven kandidaten om hun laatste en beste aanbod.
Waarom een Best and Final Offer?
Een Best and Final Offer wordt gebruikt als laatste onderhandeling tussen inschrijver en aanbestedende dienst. Vaak vindt een BAFO plaats na een eerdere onderhandelingsronde, feedback of wanneer meerdere inschrijvingen qua prijs dicht bij elkaar liggen. Met een BAFO kom je vaak tot een betere EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) en BPKV (Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding).
Hoe verloopt een BAFO?
- Inschrijving: inschrijvers schrijven in met hun eerste aanbod.
- Onderhandeling/feedback: de aanbestedende dienst beoordeelt de inschrijvingen, maakt eventueel een eerste selectie, geeft feedback en onderhandelt over de inhoud (prijs, kwaliteit, voorwaarden).
- BAFO-verzoek: de aanbestedende dienst vraagt de overgebleven inschrijvers naar hun laatste en beste aanbod (BAFO).
- Uiteindelijke keuze: op basis van de Best And Final Offer wordt de uiteindelijke winnaar van de aanbesteding gekozen.
Gaat een Best and Final Offer altijd over de prijs?
Een Best and Final Offer kan over de prijs gaan, maar ook over andere voorwaarden zoals garantie, leversnelheid of frequentie van bijvoorbeeld onderhoud.
Wat typeert een Best and Final Offer ten opzichte van eerdere onderhandelingen?
Een Best and Final Offer is definitief. Na een BAFO wordt er niet meer onderhandeld en zal de aanbestedende dienst een winnaar kiezen.
In welke soort aanbesteding wordt een BAFO toegepast?
Een Best and Final Offer komt vooral voor bij commerciële tenders en onderhandse aanbestedingen. De aanbestedende dienst vraagt bijvoorbeeld de twee overgebleven inschrijvers om hun beste aanbod.
Bij Europese aanbestedingen van overheidsinstellingen komt een Best and Final Offer zelden voor. Vaak staat het een gelijk speelveld in de weg, wat niet is toegestaan volgens de Aanbestedingswet.
Voor- en nadelen van een BAFO voor jou als inschrijver
Voordelen:
- Dankzij een Best And Final Offer worden de verschillen tussen inschrijvers kleiner.
- Je krijgt de kans om nogmaals kritisch naar je inschrijving en aanbod te kijken.
Nadeel:
Een Best And Final Offer kan leiden tot een race naar de laagste prijs.
Tot slot
Een tender win je niet zomaar. Het vergt een goede voorbereiding en sterk plan van aanpak. Bij Besteed het uit helpen we je met een strategische aanpak om tenders te winnen. Van documentanalyse tot het schrijven van een winnend plan van aanpak: wij bieden de expertise die je nodig hebt. Neem geheel vrijblijvend contact op.