SMART EMVI schrijven: Praktische tips en voorbeelden

Je wilt inschrijven op een aanbesteding waarbij zowel prijs als kwaliteit meewegen. In het plan van aanpak laat je zien dat jij het meest geschikt bent voor het uitvoeren van de opdracht. Dit doe je door jouw meerwaarde gestructureerd aan te tonen. De sleutel?

 

EMVI-schrijven volgens de SMART-methodiek: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

SMART EMVI-schrijven is geen losse stap in het proces, maar een structuur die je in je hele plan toepast. Enkele concrete tips:

1. De basis: begrijpen waarop je wordt beoordeeld

Voordat je SMART kunt schrijven, moet duidelijk zijn waarop je wordt beoordeeld. Daarom begin je altijd met het scherp krijgen van:

• de uitvraag: wat wordt er precies gevraagd?;
• de beoordelingscriteria, inclusief sub-criteria, puntentoekenning en de verhouding tussen prijs en kwaliteit;
• de achterliggende behoefte, zoals continuïteit, kostenbeheersing of duurzaamheid.

Vanuit daar bouw je je antwoord op: niet vanuit je eigen organisatie, maar vanuit het perspectief van de opdrachtgever.

2. SMART als rode draad in je tekst

Wanneer je begrijpt wat er wordt gevraagd, kun je beginnen met brainstormen en SMART EMVI-schrijven. De SMART-methodiek gebruik je hierbij als uitgangspunt en niet pas als checklist achteraf. Dit helpt je om je verhaal concreet, aantoonbaar en overtuigend te maken. Je zult merken dat de elementen onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden en elkaar soms overlappen. Laten we ‘SMART’ eens ontleden:

Specifiek: maak het concreet

Hoe specifieker je bent in de tekst, hoe minder ruimte er is voor interpretatie. Hierdoor weet de beoordelaar direct wat hij kan verwachten. Beschrijf:

• wie iets doet;
• wat er precies gebeurt;
• hoe het proces eruitziet.

In de praktijk zul je merken dat dit de basis vormt voor de rest. Zodra je specifiek schrijft, volgen andere elementen vanzelf: je noemt aantallen (meetbaar), termijnen (tijdgebonden) en maakt daarmee duidelijk dat je aanpak uitvoerbaar en realistisch is.

Meetbaar: onderbouw met cijfers

Maak wat je belooft aantoonbaar. Gebruik concrete aantallen, termijnen, frequenties en percentages. Benoem daarnaast hoe je deze prestaties meet en borgt. Dit maakt je verhaal niet alleen sterker, maar ook geloofwaardiger.

Acceptabel: sluit aan bij de opdrachtgever

Een goed plan van aanpak past bij de praktijk van de opdrachtgever. Laat zien dat je hun werkwijze begrijpt en hun risico’s herkent. Gebruik de terminologie uit de leidraad en vertaal je aanpak naar hun voordeel, zoals duurzaamheid, verhoogde continuïteit of voorspelbare kosten.

Realistisch: beloof alleen wat je écht waar kunt maken

Alles wat je schrijft in je plan van aanpak is rechtsgeldig. Zorg er daarom voor dat je alleen belooft wat je daadwerkelijk kunt waarmaken. Onderbouw dit door te laten zien dat het aansluit bij je bestaande werkwijze en verwijs naar eerdere relevante ervaringen en resultaten. Hiermee ga je verder dan uitleggen hoe je werkt: je laat zien dát het werkt.

Tijdgebonden: geef houvast in planning

Tijd maakt je plan concreet en voorspelbaar en geeft de beoordelaar houvast. Geef duidelijk aan wanneer iets gebeurt, hoelang het duurt en wanneer de opdrachtgever resultaat ziet en hoe je dit borgt. Neem waar mogelijk een concrete planning op in je plan. Dat laat zien dat je grip hebt op de uitvoering, wat vertrouwen geeft.

 

Voorbeeld SMART EMVI-schrijven

Niet smart: Wij zorgen voor een snelle levering van onderdelen en denken proactief mee met de opdrachtgever. Dankzij onze ruime voorraad kunnen wij flexibel inspelen op de vraag. Hierdoor beperken wij stilstand en borgen we continuïteit. Onze service is dan ook gericht op kwaliteit en klanttevredenheid.

Probleem:

• Te vaag: wat is “snel”? wat is “ruim”?
• Niet meetbaar
• Geen concrete tijd, aantallen of onderbouwing.

Wel smart: Voor kritieke onderdelen stemmen we tijdens de kick-off minimale voorraadniveaus af op basis van uw verbruik (Acceptabel/Realistisch) zodat continuïteit altijd geborgd is.

Voor niet kritieke onderdelen geldt dat u deze uit onze ruime voorraad in 95% van de gevallen dezelfde dag nog ontvangt. Is een onderdeel onverhoopt niet op voorraad? Dan ontvangt u deze binnen 24 uur via ons internationale onderdelenportaal (Specifiek/Meetbaar/Tijdgebonden).

De onderdelenvoorraad monitoren onze monteurs wekelijks, prestaties monitort de projectleider maandelijks en maken onderdeel uit van de rapportage. Deze ontvangt u maandelijks via ons IT-systeem (Meetbaar).

Het resultaat: maximale continuïteit van uw werkzaamheden (Acceptabel).

3. Maak het de opdrachtgever makkelijk

• Bij SMART EMVI-schrijven laat je de meerwaarde voor de opdrachtgever expliciet zien. Gebruik daarbij deze structuur:
  Wij doen X → dit leidt tot Y → waardoor u Z bereikt.
  Wij werken met minimale voorraadniveaus voor kritieke onderdelen. Hierdoor beloven wij u een uiterlijke hersteltermijn van 24 uur, wat bijdraagt aan uw continuïteit.
• Beoordelaars beoordelen niet alleen op inhoud, maar ook op leesbaarheid. Neem daarom de structuur uit de leidraad over zodat beoordelaars meteen weten waar iets staat. Zorg daarnaast voor duidelijke kopjes en korte alinea’s. Werk processen stap voor stap uit, zodat zichtbaar wordt dat je controle hebt over de uitvoering.
• Zorg ervoor dat elke alinea bijdraagt aan de score. Voorkom overbodige informatie, herhaling en algemene claims.

 

De conclusie is

SMART EMVI-schrijven betekent niet dat je een vast stappenplan volgt, maar dat je je volledige tekst schrijft volgens één principe: concreet, aantoonbaar en relevant voor de opdrachtgever. Dit toets je langs het SMART-acroniem waarbij je aansluit op het gevraagde en laat zien waarom jij het meest geschikt bent.

Kun je hulp gebruiken bij het schrijven van een SMART EMVI-plan? Ons professionele team van EMVI-schrijvers staat voor je klaar. Neem geheel vrijblijvend contact op met Besteed het uit.