Overeenkomsten en verschillen tussen BVP en EMVI

Overeenkomsten en verschillen in aanbestedingsmethoden

In aanbestedingsland kom je vaak de termen BVP en EMVI tegen. Twee termen die vaak door elkaar gebruikt of met elkaar verward worden. Hoewel ze overeenkomsten hebben, zijn er ook fundamentele verschillen. In deze uitgebreide gids leggen we uit wat BVP en EMVI precies zijn, waarin ze van elkaar verschillen en wat ze gemeen hebben. Zo bepaal jij de juiste strategie bij het inschrijven op aanbestedingen.

 

Wat zijn BVP en EMVI?

BVP staat voor Best Value Procurement, in het Nederlands prestatie-inkoop genoemd. EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving, en hoewel de term sinds 2016 officieel is vervangen door BPKV (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding), wordt EMVI nog steeds veelvuldig gebruikt in de praktijk.
Beide begrippen hebben betrekking op de manier waarop aanbestedingen worden beoordeeld en gegund, maar vertrekken vanuit een andere filosofie.

De fundamentele overeenkomst tussen EMVI en BPV

Een belangrijk uitgangspunt is dat zowel EMVI als BPV geen aanbestedingsprocedures zijn, maar gunningscriteria of inkoopmethodieken die binnen bestaande officiële procedures kunnen worden toegepast.
De officiële Europese aanbestedingsprocedures zijn:

• Openbare procedure
• Niet-openbare procedure
• Concurrentiegerichte dialoog
• Mededingingsprocedure met onderhandeling
• Innovatiepartnerschap

Binnen deze procedures kies je een gunningscriterium (BPKV, laagste prijs of laagste kosten). Daarnaast kun je een methodiek als Best Value Procurement (BVP) toepassen om invulling te geven aan selectie en beoordeling.

Zowel BVP als EMVI/BPKV kunnen dus, ter illustratie, binnen een openbare procedure worden toegepast.

De procedure bepaalt hoe je het aanbestedingsproces doorloopt, het gunningscriterium bepaalt hoe je de beste aanbieder selecteert.

 

Terminologie: van EMVI naar BPKV

Sinds de herziening van de Aanbestedingswet in juli 2016 is EMVI officieel een overkoepelende term geworden. Wat voorheen EMVI heette, heet nu formeel BPKV. Onder EMVI valt nu:

• BPKV (voorheen EMVI)
• Laagste prijs
• Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit.

Praktische betekenis:

• Voor 2016: EMVI = gunnen op prijs én kwaliteit
• Na 2016: EMVI = overkoepelende term voor alle gunningscriteria
• Na 2016: BPKV = wat we vroeger EMVI noemden (gunnen op prijs én kwaliteit)
• In de praktijk: veel mensen gebruiken EMVI en BPKV nog steeds door elkaar

Omdat de term EMVI in de praktijk nog steeds het meest gangbaar is, zullen we dat in deze tekst ook doen. Let wel, hiermee bedoelen we de huidige BPKV-methode waarbij prijs en kwaliteit worden beoordeeld.

 

De kernfilosofie: waar verschillen BVP en EMVI fundamenteel?

Het grootste verschil tussen BVP en EMVI ligt in de onderliggende filosofie over wie de expertise heeft en wie de regie voert:

EMVI-filosofie: de opdrachtgever weet wat hij wil

Bij een traditionele EMVI-aanbesteding bepaalt de opdrachtgever aan welke eisen moet worden voldaan, waarbij de inschrijver slechts de uitvoerder is.
De opdrachtgever:

• Schrijft een uitgebreid Programma van Eisen
• Stelt gedetailleerde minimumeisen
• Bepaalt exact welke kwaliteitscriteria belangrijk zijn
• Controleert of uitvoering volgens plan verloopt
• Behoudt de regie van A tot Z

De inschrijver reageert op deze eisen door te beschrijven en te onderbouwen hoe hij hieraan voldoet. Waar mogelijk laat hij ook zien welke extra toegevoegde waarde hij biedt bovenop de minimumeisen.

 

BVP-filosofie: de opdrachtnemer is de expert

Bij BVP is het uitgangspunt dat de inschrijver de expert is. De opdrachtgever bepaalt daarom alleen de doelstellingen waarbij de opdrachtnemer de best passende invulling en aanpak bepaalt.  De opdrachtgever:

• Formuleert wat hij wil bereiken (doelstellingen)
• Laat het 'hoe' over aan de expert (opdrachtnemer)
• Schrijft veel minder minimumeisen voor
• Vertrouwt op de bewezen expertise van de opdrachtnemer
• Geeft de regie uit handen aan de professional

De inschrijver laat zien dat hij de doelstellingen kan realiseren door aantoonbare resultaten en vergelijkbare prestaties en successen uit het verleden te leveren.

 

Verschillen in aanpak en uitwerking

Deze verschillende uitgangspunten leiden in de praktijk tot duidelijke verschillen in de toepassing van BVP en EMVI.

1. Programma van Eisen versus doelstellingen

EMVI-aanpak:

• Dik bestek met gedetailleerde specificaties
• Uitgebreid Programma van Eisen met minimumeisen
• Concrete voorschriften over materialen, methoden en processen
• Strikte kaders waarbinnen inschrijvers moeten opereren
• Focus op 'hoe' de opdracht moet worden uitgevoerd

BVP-aanpak:

• Compact document met doelstellingen en gewenste resultaten
• Minimale voorschriften over uitvoeringsmethoden
• Ruimte voor eigen professionele invulling
• Vertrouwen in expertise van de inschrijver
• Focus op 'wat' er moet worden bereikt

2. Inschrijving: omvang en inhoud

EMVI-inschrijving:

Bij EMVI dien je als inschrijver een plan van aanpak in. Hierin licht je jouw werkwijze toe zodat de opdrachtgever jouw aanpak op meerdere punten kan beoordelen.

• Uitgebreide plannen: tientallen tot honderden pagina's
• Gedetailleerde beschrijving van de aanpak per criterium
• Reactief antwoord op alle gestelde vragen en criteria
• Planning, organisatie en maatregelen zijn allemaal uitgewerkt
• Focus op wat je gaat doen om te voldoen

BVP-inschrijving:

Een BVP-tender bestaat doorgaans uit enkele pagina's, waarin je als expert aantoont wat je in vergelijkbare situaties hebt gedaan, in plaats van uitgebreid te beschrijven hoe je het werk gaat doen.

• Compacte offerte van vaak slechts enkele A4'tjes
• Dominante informatie: bewijs van vergelijkbare prestaties uit verleden
• Proactief: identificatie van risico's en beheermaatregelen
• Concrete resultaten en referenties staan centraal
• Focus op wat je hebt bewezen te kunnen

3. Beoordelingsproces en criteria

EMVI-beoordeling:

• Beoordeling op combinatie van prijs en vooraf vastgestelde subgunningscriteria zoals kwaliteit, duurzaamheid, innovatie, planning en organisatie.
• Subgunningscriteria hebben wegingsfactoren met puntensysteem
• Vaak scoretabel met gradaties (onvoldoende tot uitstekend)
• Fictieve kortingen of puntenwaardering
• Combinatie van kwaliteitsscore en prijs bepaalt winnaar

BVP-beoordeling:

• Beoordeling op bewezen prestaties uit verleden
• Focus op risico-identificatie en beheersing
• Minder nadruk op beloftes, meer op feiten
• Verificatie van dominante informatie
• Beste prijs-prestatieverhouding op basis van bewezen expertise

4. Procesverloop en fasen

EMVI-proces (3 fasen)

Het EMVI-proces doorloopt doorgaans 3 fasen:

• Voorbereiding: Opdrachtgever schrijft bestek met eisen
• Inschrijving: Inschrijvers dienen plan van aanpak in
• Uitvoering: Gunning en start contract

BVP-proces (vier onderscheiden fasen)

Het BVP-traject doorloopt vier fasen:

• Voorbereidingsfase: Opdrachtgever formuleert doelstellingen
• Beoordelingsfase: Selectie op basis van bewezen expertise
• Concretiseringsfase: Winnaar concretiseert plan samen met opdrachtgever (geen onderhandeling!)
• Uitvoeringsfase: Uitvoering en prestatiemeting

De extra concretiseringsfase in het BVP-traject is een belangrijk verschil. Hierin wordt na selectie het plan gedetailleerd uitgewerkt waarbij de inschrijving niet wordt aangepast.

5. Rol en verantwoordelijkheid tijdens uitvoering

EMVI-uitvoering:

• Opdrachtgever houdt toezicht en controleert voortgang
• Regelmatig overleg over uitvoeringsdetails
• Opdrachtgever stuurt bij waar nodig
• Tussentijdse goedkeuring van stappen vaak vereist
• Control-gedreven benadering

BVP-uitvoering:

• Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor resultaat
• Opdrachtgever meet prestaties, bemoeit zich niet met methode
• Vertrouwen in professionaliteit opdrachtnemer
• Zelfstandige probleemoplossing door expert
• Trust-gedreven benadering

 

Overeenkomsten tussen BVP en EMVI

Ondanks de verschillen hebben BVP en EMVI ook overeenkomsten die beide methoden onderscheiden van aanbesteden op laagste prijs.
Gemeenschappelijke uitgangspunten:

• Beide kijken naar meer dan alleen de prijs
• Kwaliteit speelt een belangrijke rol in beide methoden
• Doel is om de beste prijs-kwaliteit verhouding te bereiken
• Innovatie en professionaliteit worden beloond
• Beide stimuleren concurrentie op inhoud

Praktische overeenkomsten:

• Kunnen binnen dezelfde aanbestedingsprocedures worden toegepast
• Vereisen zorgvuldige voorbereiding van inschrijvers
• Vragen om transparantie en objectiviteit in beoordeling
• Leiden vaak tot hogere kwaliteit dan laagste-prijs aanbestedingen
• Geschikt voor complexe opdrachten waar expertise verschil maakt

Juridisch kader:

• Beide moeten voldoen aan de Aanbestedingswet 2012
• Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn leidend
• Aanbestedingsprincipes (transparantie, gelijke behandeling) gelden voor beide
• Rechtsbescherming is voor beide beschikbaar
• Motiveringsplicht bij afwijzing geldt voor beide

 

Wanneer kies je voor BVP en wanneer voor EMVI?

De keuze tussen BVP en EMVI hangt af van verschillende factoren.

Kies voor EMVI wanneer:

• Je als opdrachtgever goed weet wat je wilt en hoe het moet
• Specificaties belangrijk zijn voor functionaliteit of veiligheid
• Je controle en sturing noodzakelijk vindt
• De opdracht relatief voorspelbaar is met gangbare oplossingen
• Je wettelijk verplicht bent tot bepaalde specificaties
• De organisatiecultuur niet klaar is voor 'loslaten'
• Je de markt wilt uitdagen op specifieke innovaties binnen vooropgestelde kaders

Kies voor BVP wanneer:

• Je als opdrachtgever weet wat je wilt bereiken maar niet precies hoe
• Je de expertise van leveranciers wilt benutten
• Je open staat voor verschillende oplossingsrichtingen
• De opdracht complex is met ruimte voor professionele invulling
• Je bereid (en in staat) bent verantwoordelijkheid bij de expert te leggen
• Er voldoende concurrentie is in de betreffende markt
• Je vertrouwen hebt in de professionaliteit van de markt

 

Geschikte opdrachten voor BVP

• Dienstverlening waar expertise centraal staat
• Adviestrajecten en strategische consultancy
• ICT-implementaties met ontwerpvrijheid
• Facility management en schoonmaakdiensten
• Onderhoudsopdrachten met lange looptijd

 

De transitie van EMVI naar BVP: uitdagingen en succesfactoren

De BVP-methode is ontstaan als reactie op de BPKV-aanpak. Door het grote aantal eisen geeft het inschrijvers minder ruimte voor eigen invulling. De overstap van BPKV naar BVP vraagt daarom om een cultuurverandering bij zowel op opdrachtgevers als opdrachtnemers.

Uitdagingen voor opdrachtgevers:

• Loslaten van controle en vertrouwen op expertise
• Formuleren van doelstellingen in plaats van specificaties (=eisen)
• Beoordelen van prestaties uit verleden in plaats van beloftes voor toekomst
• Weerstand binnen organisatie tegen andere werkwijze
• Juridische onzekerheid over correcte toepassing binnen aanbestedingsrecht

Uitdagingen voor opdrachtnemers:

• Omschakelen van reactief naar proactief denken
• Systematisch documenteren van eerdere successen
• Identificeren van risico's in plaats van deze verzwijgen
• Compacte communicatie in plaats van uitgebreide beschrijvingen
• Vertrouwen opbouwen met opdrachtgever zonder gedetailleerde plannen

Succesfactoren voor BVP-implementatie:

• Training en opleiding in BVP-filosofie voor beide partijen
• Geleidelijke invoering met pilotprojecten
• Duidelijke communicatie over werkwijze en verwachtingen
• Juridische expertise om binnen aanbestedingsrecht te blijven
• Bereidheid om te leren van eerste ervaringen

 

Praktische tips: inschrijven op EMVI versus BVP

De verschillende benaderingen vragen ook een andere voorbereiding en inschrijfstrategie.

EMVI-inschrijfstrategie:

• Lees de aanbestedingsleidraad grondig en maak een matrix van alle criteria
• Beantwoord alle vragen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden)
• Gebruik voorbeelden en referenties ter ondersteuning van je aanpak
• Besteed aandacht aan vormgeving met visuele hulpmiddelen
• Reken de fictieve korting door om te bepalen waar optimalisatie van je score mogelijk is
• Zorg voor consistentie tussen verschillende documenten
• Laat je teksten reviewen op volledigheid en score-potentie

BVP-inschrijfstrategie:

• Verzamel systematisch relevante informatie over eerdere prestaties
• Focus op concrete resultaten met meetbare uitkomsten
• Identificeer proactief alle risico's die je ziet en hoe je die beheerst
• Houd je inschrijving compact en krachtig - geen boekwerk
• Toon je expertise door wat je hebt gedaan, niet door wat je gaat doen
• Bereid je voor op verificatie van je claims
• Investeer in interviewtraining

 

De rol van BVP-certificering en EMVI-training

Zowel voor BVP als voor EMVI bestaan gespecialiseerde trainingen en certificeringen die professionals helpen om deze methoden optimaal toe te passen.

EMVI/BPKV-training:

EMVI-plannen schrijven en optimaliseren
• Scoretabellen interpreteren en maximaal benutten
• SMART-formuleren van antwoorden op criteria
• Beoordelingsmethoden begrijpen (puntenwaardering, fictieve kortingen)
• Presentatie- en interviewtechnieken voor EMVI-trajecten

..... Zie ook EMVI-training

BVP-certificering en training:

• Best Value verkoop- en inkooptrainingen
• Interviewtrainingen specifiek voor BVP-gesprekken
• Workshops dominante informatie samenstellen
• BVP-filosofie en principes voor opdrachtgevers
• Tenderbegeleiding specifiek voor BVP-trajecten

Voor organisaties die regelmatig aan aanbestedingen deelnemen, is het verstandig om hierin te investeren: beide methodieken vragen namelijk om een specialistische aanpak die niet vanzelfsprekend is.

 

Het BVP-contract versus het EMVI-contract

Hoewel beide benaderingen binnen hetzelfde juridische kader van de Aanbestedingswet opereren, zie je ook in de contractfase verschillen tussen beide benaderingen.

EMVI-contractkenmerken:

• Gedetailleerde specificaties uit het bestek worden contractueel vastgelegd
• Uitgebreide bijlagen met technische eisen en voorschriften
• Strakke planning en mijlpalen met goedkeuringsmomenten
• Controlemechanismen en tussentijdse verificatie
• Boeteclausules bij niet-voldoen aan specificaties

BVP-contractkenmerken:

• Focus op te behalen doelstellingen en resultaatverplichtingen
• Plan van aanpak uit concretiseringsfase als basis
• Prestatieafspraken met meetbare indicatoren
• Rapportage over voortgang en resultaten
• Verantwoordelijkheid voor vooraf geïdentificeerde risico's bij opdrachtnemer

In beide gevallen is juridische ondersteuning aan te raden bij het opstellen en beoordelen van het contract.

 

De toekomst: complementair gebruik van BVP en EMVI

Hoewel de uitgangspunten verschillen, hoeven BVP en EMVI niet als twee volledig tegengestelde methoden te worden beschouwd. Steeds vaker ontstaat er hybride vormen waarin elementen uit beide benaderingen worden gecombineerd.

Trends en ontwikkelingen:

• Opdrachtgevers combineren EMVI-criteria met BVP-filosofie
• Meer aandacht voor bewezen prestaties, ook binnen EMVI-trajecten
• EMVI wordt functioneler met minder gedetailleerde eisen
• BVP wordt binnen het aanbestedingsrecht juridisch steeds beter onderbouwd
• Groeiend besef dat beide methoden hun eigen toepassingsgebied hebben

Best practice aanpak:

• Kies bewust voor de methode die het best past bij de specifieke opdracht
• Wees transparant over welke methodiek je toepast en waarom
• Combineer, waar zinvol, elementen uit beide benaderingen
• Blijf altijd binnen de kaders van de Aanbestedingswet
• Evalueer resultaten en leer van ervaringen

Naar verwachting zal BVP de komende jaren verder groeien in populariteit. Dit neemt niet weg dat EMVI relevant blijft voor opdrachten waar gedetailleerde specificaties noodzakelijk zijn.

 

Verschillende wegen naar hetzelfde doel

BVP en EMVI verschillen duidelijk in aanpak en filosofie, maar uiteindelijk streven beide naar hetzelfde doel: de beste waarde voor geld bereiken door kwaliteit en prijs in balans te brengen. Waar EMVI werkt met gedetailleerde eisen waarop inschrijvers worden beoordeeld, vertrouwt BVP juist op de bewezen expertise van professionals en laat het de invulling van de aanpak grotendeels aan de opdrachtnemer over.

Voor inschrijvers

Voor inschrijvers betekent dit dat de strategie moet aansluiten op de gekozen methodiek. Bij EMVI schrijf je een uitgebreid plan waarin je uitlegt hoe je aan de gunningscriteria voldoet. Bij BVP draait het om een compacte onderbouwing van eerder behaalde resultaten. Beide methoden vragen dus voorbereiding, maar op een andere manier.

Voor opdrachtgevers

Voor de opdrachtgevers hangt de keuze tussen BVP en EMVI af van de aard van de opdracht, de interne organisatiecultuur en de mate waarin zij bereid zijn de verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer te leggen. Beide benaderingen kunnen succesvol zijn, mits consequent en professioneel worden toegepast.