Aandikken van een tender: slim of niet?

Bij het schrijven van een tendertekst kun je in de verleiding komen om je verhaal nét wat mooier op te schrijven. Iets ambitieuzer formuleren, processen sterker maken dan ze in de praktijk zijn, of extra toezeggingen doen om de opdrachtgever te overtuigen.

Verhoogt dit de kans om de aanbesteding te winnen? Misschien. Maar slim is het zeker niet. In het aandikken van een tender schuilt namelijk een risico: alles wat je opschrijft, kan onderdeel worden van de overeenkomst. In deze blog lees je hoe dat precies zit.

Van belofte naar verplichting

Een aanbesteding is niet zomaar een document, maar vormt de basis voor het contract. Bij gunning wordt je inschrijving, of een deel hiervan, contractueel vastgelegd. Dat betekent dat jouw plan van aanpak, kwaliteitsbeloften en werkwijzen niet vrijblijvend zijn. Wat je belooft, moet je dus ook kunnen waarmaken.

Hoe een tender aandikken er in de praktijk uitziet

Een tender aandikken gebeurt vaak subtiel en zit vooral in de formuliering. Denk aan:

• “wij monitoren continu” terwijl dit in de praktijk periodiek is;
• “wij garanderen” waar eigenlijk “wij streven naar” realistischer is;
• processen die in theorie kloppen, maar in de praktijk niet zo strak worden uitgevoerd.

Een tender aandikken gebeurt lang niet altijd bewust. In de praktijk sluipt het er vaak ongemerkt in. Bijvoorbeeld doordat je opschrijft hoe een proces bedoeld is, terwijl het in de uitvoering net anders loopt. Of doordat meerdere collega’s input leveren en formuleringen in elke ronde net iets stelliger worden.

Ook standaardzinnen spelen hierin een rol. Termen als “wij garanderen”, “wij monitoren continu” of “wij borgen”, worden snel gebruikt, zonder dat expliciet wordt stilgestaan bij de vraag of dit ook daadwerkelijk zo gebeurt.

Op het moment van inschrijven lijkt dit onschuldig. Na gunning kan dit echter tegen je werken omdat de opdrachtgever je mag houden aan wat je hebt opgeschreven.

Juist daarom is het belangrijk om kritisch te blijven op wat je opschrijft. Niet alleen: is dit een goed verhaal? maar vooral: klopt dit in de praktijk en kunnen we dit waarmaken?

Wat kan er gebeuren als je een tender aandikt?

Als je toezeggingen of beloftes in je Plan van Aanpak niet nakomt, kan dat leiden tot discussies over contractinterpretaties en herstelverplichtingen en soms zelfs tot boetes of malusregelingen.

En misschien nog belangrijker: reputatieschade en verlies van vertrouwen bij de opdrachtgever. Dit kun je voorkomen door je plan realistisch te schrijven.

Tips om realistisch te schrijven

De kunst zit dus niet in het zo mooi mogelijk opschrijven van je aanpak, maar in het realistisch én toetsbaar formuleren van wat je doet. Dit voorkomt niet alleen bewust aandikken, maar ook het onbewust opschrijven van toezeggingen die in de praktijk anders liggen.

Beschrijf daarom:

• concrete werkwijzen (wat doe je precies?);
• realistische prestaties (wat kun je aantoonbaar waarmaken?);
• duidelijke afbakening van wat je wel en niet doet om interpretatieverschillen te voorkomen.

Tip: laat zien wat je nu al doet. Dat is het ultieme bewijs dat je waar weet te maken wat je belooft.

Wat als ik te zwak over kom?
Veel inschrijvers zijn bang dat ze punten verliezen als ze minder ‘groot’ schrijven. In werkelijkheid gebeurt vaak het tegenovergestelde. Beoordelaars herkennen overdreven of te algemene teksten en prikken daar doorheen. Een realistisch, concreet en geloofwaardig verhaal wekt juist vertrouwen en scoort vaak beter.

Dus: een tender aandikken lijkt misschien aantrekkelijk om je winkansen te vergroten, maar kan juridische en praktische risico’s met zich meebrengen. Zie je inschrijving niet als een kans om te imponeren, maar als een belofte die je moet kunnen waarmaken.

Kun jij hulp gebruiken bij het schrijven van een kwalitatief en overtuigend Plan van Aanpak? Ons ervaren tenderteam staat voor je klaar. Neem vrijblijvend contact op het Besteed het uit.