Hoe omgaan met een maximaal aantal pagina’s bij een tender?
Eén van de meest onderschatte eisen in een aanbesteding: het maximaal aantal pagina’s. Een vloek? Of toch een zegen? In deze blog lees je hoe je hiermee omgaat.
Wat zijn de eisen rondom paginalimieten?
In de leidraad van een aanbesteding staat vrijwel altijd beschreven aan welke eisen je plan moet voldoen. Denk aan het maximaal aantal pagina’s, maar ook aan lettergrootte, regelafstand, marges en het gebruik van afbeeldingen. Overschrijd je het maximale aantal toegestane pagina’s? Dan worden de extra pagina’s niet beoordeeld, en in het ergste geval wordt je hele inschrijving zelfs ongeldig verklaard.
Waarom de beperking van een maximaal aantal pagina’s er is
Opdrachtgevers beperken het aantal pagina’s niet om het jou moeilijk te maken, maar om inschrijvingen vergelijkbaar en beoordeelbaar te houden. Beoordelaars lezen niet alleen jouw inschrijving, maar ook die van de concurrentie. Leef je eens in: kiezen uit vijf ingediende plannen van meer dan tien pagina’s die uitgebreid ingaan op waarom zij de meest geschikte kandidaat zijn.
Zonder paginalimiet ontstaat bovendien een ander probleem: inschrijvingen worden al snel te uitgebreid met informatie die voor de beoordeling niet relevant is. Denk aan algemene bedrijfsinformatie, herhalingen of toelichtingen die niet direct bijdragen aan het beantwoorden van de vraag. Dit maakt het voor de beoordelaar lastiger om de kern te vinden. Een beknopt, helder verhaal werkt juist in je voordeel en verkleint de kans dat jouw belangrijkste punten ondersneeuwen.
Wat betekenen maximaal aantal pagina’s bij een tender voor jou als inschrijver?
Bij een paginalimiet draait het om keuzes maken. Wat draagt écht bij aan je score op het criterium, en wat niet? Zie het als een cadeautje: je wordt gedwongen om kritisch te kiezen wat je opschrijft. Daar komt bij dat de vragen die de opdrachtgever stelt in de leidraad, eigenlijk precies laten zien wat hij wil weten. Het is dus niet de bedoeling om ‘alles te vertellen’, maar om antwoord te geven op wat er gevraagd wordt. Alles wat daarbuiten valt, voegt zelden waarde toe aan je score.
Tips bij een paginalimiet tender
Een goed uitgangspunt: schrijf niet méér, maar beter.
- Beantwoord wat er gevraagd wordt, niet wat je als inschrijver kwijt wil;
- Schrap algemene teksten die niets toevoegen;
- Schrijf SMART;
- Slim structureren: werk met duidelijke koppen en korte alinea’s;
- Vermijd onnodige witregels;
- Gebruik concrete voorbeelden in plaats van een lange uitleg;
- Laat bulletpoints niet inspringen, maar gebruik deze ruimte voor tekst;
- Voorkom herhaling;
- Schrijf korte, bondige zinnen:
Lang: In het kader van een goede samenwerking vinden wij het van groot belang om regelmatig afstemming te hebben met de opdrachtgever en betrokken stakeholders. (24 woorden)
Bondig: Voor een goede samenwerking stemmen wij wekelijks af met u en betrokken stakeholders. (13 woorden).
En de bijlagen dan?
Soms mag je aanvullende informatie in bijlagen zetten of maken afbeeldingen geen deel uit van de paginalimiet. Maar let op: vaak worden extra bijlagen niet of beperkt beoordeeld en dienen deze slechts ter ondersteuning. Zet dus geen essentiële informatie in bijlagen die nodig is om punten te scoren.
Kortom: een paginalimiet is geen beperking, maar een kans. Het dwingt je om scherp te formuleren, keuzes te maken en alleen dát op te schrijven wat er echt toe doet.
Beschouw het als een oefening in focus: niet alles opschrijven wat jij kwijt wil, maar precies datgene wat de opdrachtgever wil lezen. Dat is waar je het verschil maakt.
Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het schrijven van een sterk Plan van Aanpak? Ons ervaren tenderteam staat voor je klaar. Neem geheel vrijblijvend contact op met Besteed het uit.