Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
Wat is een gedragsverklaring aanbesteden?
De gedragsverklaring aanbesteden (GVA) is een officieel document dat wordt afgegeven door Justis namens de minister van Justitie en Veiligheid. Deze verklaring toont aan dat een bedrijf of persoon mag inschrijven op overheidsopdrachten en aanbestedingen in Nederland. De GVA bevestigt dat uit onderzoek is gebleken dat er geen bezwaren bestaan tegen de aanvrager in verband met het uitvoeren van overheidsopdrachten. Sinds 1 april 2013 heeft de GVA de oude 'VOG voor aanbesteding' vervangen en is het een onmisbaar instrument geworden voor bedrijven die zaken willen doen met de overheid.
Waarom is een GVA verplicht bij aanbestedingen?
Vrijwel alle aanbestedende diensten in Nederland vragen om een gedragsverklaring aanbesteden als bewijs dat je als ondernemer integere bent en mag deelnemen aan aanbestedingsprocedures. De overheid wil voorkomen dat belastinggeld terechtkomt bij criminele organisaties of malafide partijen. Met de GVA controleert de overheid of een bedrijf niet is veroordeeld voor ernstige delicten zoals omkoping, fraude, witwassen, deelname aan criminele organisaties of terroristische activiteiten. Zonder geldige GVA kun je vaak niet meedoen aan aanbestedingen, zelfs niet als je de beste offerte hebt. Je inschrijving wordt dan al bij de eerste beoordeling terzijde gelegd wegens het niet voldoen aan de vormvereisten.
Welke uitsluitingsgronden controleert Justis bij de GVA?
Bij het beoordelen van een GVA-aanvraag controleert Justis verschillende verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden zoals beschreven in de Aanbestedingswet 2012. De verplichte uitsluitingsgronden omvatten onherroepelijke veroordelingen voor ernstige strafbare feiten uit de afgelopen vijf jaar, waaronder:
- Deelname aan een criminele organisatie
- Omkoping en corruptie
- Fraude en financiële delicten
- Witwassen van geld
- Terroristische misdrijven
- Mensenhandel en kinderarbeid
Justis raadpleegt hiervoor het Justitieel Documentatie Systeem en controleert of er relevante beschikkingen zijn van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) of de Europese Commissie. Ook worden eventuele mededingingsovertredingen in de beoordeling meegenomen. De GVA toont aan dat de verplichte uitsluitingsgronden van artikel 2.86 en bepaalde facultatieve gronden uit artikel 2.87 van de Aanbestedingswet niet op jouw bedrijf van toepassing zijn.
Wie moet een gedragsverklaring aanbesteden aanvragen?
De aanvraag voor een GVA moet worden gedaan door een vertegenwoordiger van de rechtspersoon, zoals een bestuurder, vennoot of beheerder. Deze persoon moet hiertoe bevoegd zijn op grond van de statuten of een verleende machtiging. Bij de screening worden niet alleen de huidige Nederlandse bestuurders onderzocht, maar ook voormalige bestuurders die in de 12 maanden voorafgaand aan de aanvraag als zodanig stonden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel én die nu nog een beleidsbepalende functie binnen het bedrijf vervullen. Buitenlandse rechts- en natuurlijke personen worden niet gescreend door Justis en worden dus ook niet op de verklaring vermeld.
Aanvragen van een GVA
Je kunt een gedragsverklaring aanbesteden op twee manieren aanvragen: digitaal via MijnJustis of schriftelijk per post. Voor de digitale aanvraag heb je het volgende nodig:
- eHerkenning met niveau 2+ (EH2+) of hoger
- De machtiging 'GVA: aanvraag gedragsverklaring aanbesteden'
- Een werkende iDEAL-betaalmethode voor de kosten
- Toegang tot MijnJustis via www.justis.nl
De digitale aanvraag bestaat uit maximaal 7 stappen en is het snelst en gemakkelijkst. Bij een schriftelijke aanvraag vul je het aanvraagformulier in en voeg je een recent en origineel uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel toe (niet ouder dan 14 dagen). De kosten voor het aanvragen bedragen €75,- (vrijgesteld van btw), waarbij je voor ieder extra exemplaar €1,- betaalt. Buitenlandse bedrijven kunnen ook inloggen via eIDAS om een aanvraag te starten.
Hoe lang duurt het voordat je de GVA ontvangt?
De behandeling van een GVA-aanvraag kan gemiddeld tot acht weken duren, soms zelfs langer afhankelijk van de complexiteit van de screening. Er bestaat geen spoedprocedure voor het aanvragen van een gedragsverklaring aanbesteden. Daarom is het verstandig om ruim op tijd een nieuwe Gedragsverklaring Aanbesteden aan te vragen voordat je huidige verklaring verloopt. Omdat de GVA een geldigheidsduur heeft van twee jaar en je meerdere exemplaren kunt bestellen, is er voldoende ruimte om tijdig te anticiperen op verlenging. Plan je aanvraag dus strategisch, vooral als je regelmatig inschrijft op aanbestedingen en weet dat je binnenkort een nieuwe verklaring nodig hebt.
Geldigheidsduur van de Gedragsverklaring Aanbesteden
Een gedragsverklaring aanbesteden is twee jaar geldig vanaf de datum van afgifte. Op het moment van aanmelding of inschrijving op een aanbesteding mag de GVA niet ouder zijn dan twee jaar. Het is belangrijk om de vervaldatum goed in de gaten te houden, want een verlopen GVA leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Je kunt bij je aanvraag direct meerdere exemplaren bestellen voor slechts €1,- per extra exemplaar, wat praktisch is als je bij verschillende aanbestedingen tegelijk een fysieke GVA moet overleggen. Houd er rekening mee dat als er wijzigingen zijn in je organisatie, zoals nieuwe bestuurders, je mogelijk een nieuwe GVA moet aanvragen zelfs als de oude nog geldig is.
Herkennen van een echte Gedragsverklaring Aanbesteden
Een authentieke GVA heeft specifieke beveiligingskenmerken waarmee je de echtheid kunt controleren. Let op de volgende elementen:
- Karakteristiek raster en het blauwe Rijkslogo op het papier
- Golvend watermerk dat zichtbaar is tegen het licht
- Papier blijft donker onder een UV-lamp
- Kleine vezels in het papier lichten op onder UV-straling
- Beeldmerk rechtsonder licht op onder UV-lamp
- Rechthoek rond het blauwe R-nummer rechtsboven licht op onder UV-straling
Deze beveiligingskenmerken maken vervalsing vrijwel onmogelijk en geven aanbestedende diensten de zekerheid dat ze met een authentiek document te maken hebben. Aanbestedende diensten zijn verplicht om deze kenmerken te controleren bij het beoordelen van inschrijvingen.
Verschil tussen GVA en VOG voor rechtspersoon
Hoewel beide verklaringen door Justis worden uitgegeven, zijn de gedragsverklaring aanbesteden en de verklaring omtrent het gedrag voor rechtspersonen (VOG RP) niet uitwisselbaar. Een GVA is specifiek bedoeld voor aanbestedingstrajecten en toetst aan de uitsluitingsgronden uit de Aanbestedingswet. Een VOG RP wordt gebruikt voor een algemene betrouwbaarheidstoets en kan aandacht besteden aan strafrechtelijke veroordelingen die relevant zijn voor een specifieke sector. Beide verklaringen kunnen zowel los van elkaar als aanvullend op elkaar worden gevraagd. Zo kan een gemeente bij het inkopen van zorg zowel een GVA als een VOG RP verlangen: de GVA beoordeelt of de inschrijver betrouwbaar genoeg is als contractpartij, terwijl de VOG RP toetst of het bedrijf betrouwbaar genoeg is voor zorggerelateerde werkzaamheden.
Belang van de GVA voor jouw bedrijf
Voor bedrijven die regelmatig inschrijven op overheidsopdrachten of werken voor semi-overheidsorganisaties is een geldige gedragsverklaring aanbesteden essentieel voor bedrijfscontinuïteit. Het document biedt verschillende voordelen:
- Toegang tot alle overheidsaanbestedingen en publieke opdrachten
- Bewijs van integriteit en betrouwbaarheid tegenover opdrachtgevers
- Versterking van je bedrijfsreputatie in de markt
- Concurrentievoordeel bij het binnenhalen van opdrachten
- Voldoen aan wettelijke vereisten uit de Aanbestedingswet 2012
- Uniform document dat twee jaar geldig blijft
Zorg ervoor dat je altijd een actuele GVA bij de hand hebt en anticipeer tijdig op vernieuwing. Let ook op organisatorische wijzigingen zoals nieuwe bestuurders of beleidsbepalers, want deze kunnen noodzaken tot het aanvragen van een nieuwe verklaring. Met een geldige GVA op zak vergroot je significant je kansen op het binnenhalen van lucratieve overheidsopdrachten.
Neem contact op
Heb je vragen over de GVA of heb je hulp nodig bij de inschrijving op een aanbesteding? Neem dan contact op met Besteed het uit voor een vrijblijvend adviesgesprek.
