Concrete stappen voor inschrijving op een aanbesteding

Je winkans vergroten

Het inschrijven op een aanbesteding is een gestructureerd proces dat voorbereiding, volledigheid en strategie vereist. Wij splitsen het volledige aanbestedingstraject in een aan fasen en een overzichtelijk aantal stappen. Dit stappenplan helpt je om iedere fase professioneel, volledig en overtuigend aan te pakken. Zo vergroot je je winkans én minimaliseer je risico’s.

 

Fase 1: Voorbereiding en Oriëntatie

Doel: een helder beeld krijgen van relevante aanbestedingen en bepalen of deelname kansrijk en haalbaar is.

Stap 1: Registreer je op aanbestedingsplatforms

Zorg dat je toegang hebt tot alle relevante aanbestedingen door je in te schrijven op platforms.

• Maak een account aan op TenderNed (verplicht voor Nederlandse overheidsopdrachten)
• Registreer bij TED (voor Europese aanbestedingen, zie “Europese aanbesteding”)
• Overweeg registratie bij commerciële platforms zoals Negometrix, Mercell of Tenderned Plus
• Stel zoekfilters en notificaties in voor jouw sector, specialisatie en geografische gebied.

Stap 2: Zoeken naar relevante aanbestedingen

• Scan platforms dagelijks of wekelijks op nieuwe publicaties
• Stel filters in voor sector, specialisatie, regio, opdrachtwaarde en type opdracht
• Lees de aankondiging (vooraankondiging of officiële publicatie) zorgvuldig
• Maak direct een eerste inschatting: past de opdracht bij de expertise en capaciteit van jouw organisatie?

TIP: Wij bieden een kosteloze service waarbij je automatisch een melding ontvangt zodra er een aanbesteding verschijnt die aansluit op je expertise en dienstverlening.

Stap 3: Verzamel alle documenten

Download alle aanbestedingsdocumenten en sla deze op in een projectmap met logische mappenstructuur. Zo beschik je over het volledige documentenpakket:

• Aanbestedingsleidraad
• Instructie voor inschrijvers
• Programma van Eisen (PvE) of bestek
• Contractvoorwaarden (vaak UAV, UAV-GC of ARVODI)
• Prijsopgaveformulieren
• Model-inschrijvingsformulier
• Eventuele tekeningen, specificaties, risicoregister

Stap 4: Quick scan

Bepaal of inschrijven realistisch is en maak een (voorwaardelijke) go/no-go beslissing. Wanneer je dat in deze fase al doet, voorkomt het onnodige verspilling van tijd en middelen. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:

• Voldoet mijn organisatie aan de minimale geschiktheidseisen (omzet, certificaten, referenties, ervaring)?
• Is de uitvoer binnen de capaciteit, expertise en planning haalbaar?
• Wat is de verwachte marktconcurrentie en reële winkans?
• Bereken de globale inschrijvingskosten. Wegen de verwachte opbrengsten hier tegenop?
• Bij een voorwaardelijke “No”: welke kritieke vragen wil je beantwoord zien in de Nota van Inlichtingen?

 

Fase 2: Gedetailleerde Analyse

Doel: volledig inzicht krijgen in de eisen, de beoordelingssystematiek en benodigde inspanning

Stap 5: Bestudeer alle documenten grondig

Om te begrijpen wat er exact gevraagd wordt lees je elk document meerdere keren zorgvuldig door. Bedenk alvast wat jouw onderscheidend vermogen is en markeer:

• Minimale geschiktheidseisen (aan welke eisen moet je minimaal voldoen?)
• Uitsluitingsgronden (waarom zou je niet mee mogen doen?)
• Gunningscriteria en wegingspercentage (hoe wordt de winnaar bepaald?)
• Juridische en financiële aspecten
• Vormvereisten zoals paginalimieten, bestandsformaten en de volgorde van documenten.
• Deadlines voor vragen en indiening

Stap 6: Maak een compliance matrix

Om te voorkomen dat aan alle eisen wordt voldaan en dat niks vergeten wordt creëer je een overzicht of checklist van alle eisen uit de documenten. Deze matrix is de ruggengraat van je inschrijving.
Noteer per eis:

• Waar het in de stukken staat (documentreferentie)
• Wat je exact moet aanleveren
• Wie dit binnen jouw organisatie aanlevert
• Of je hieraan voldoet: ja/gedeeltelijk/nee

Stap 7: Stel tijdig inlichtingenvragen

• Noteer alle onduidelijkheden en risico’s tijdens de analyse.
• Formuleer concrete en gerichte vragen. TIP: denk vooraf na over de mogelijke antwoorden van de opdrachtgever. Is je vraag hiermee beantwoord? Zo niet, of leidt het tot een vervolgvraag, formuleer je vraag dan scherper.
• Dien de vragen in vóór de deadline (vaak 10-14 dagen voor inschrijving) via het juiste platform
• Alle antwoorden worden openbaar gedeeld met alle inschrijvers
• Verwerk de antwoorden in je aanpak, deze zijn bindend. Houd rekening met de antwoordtermijn bij je planning.

 

Fase 3: Documentatie Verzamelen

Doel: alle bewijsstukken compleet, actueel en professioneel aanleveren

Stap 8: Verzamel alle benodigde documenten

Let hierbij op de minimaal aan te leveren documenten. Relevante documenten kunnen zijn:

Bedrijfsgegevens:

• KvK-uittreksel (niet ouder dan 6 maanden)
• Recente jaarrekeningen (vaak van de laatste 3 jaar)
• Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)

TIP: vraag de GVA op tijd aan op www.justis.nl. De aanvraag kan wel 8 weken duren.

Verklaringen en certificaten:

• Verklaring Betalingsgedrag Belastingdienst (VBGB)
• VOG Rechtspersonen (indien vereist)
• ISO-certificaten (9001, 14001, etc.)
• Vca-certificaat (indien vereist)
• BRL-certificaten of branche-erkenningen
• Verzekeringscertificaten (AVB, CAR, etc.)

Referenties en ervaring:

• Referentielijst met vergelijkbare projecten
• Contactgegevens van opdrachtgevers voor referentiechecks
• Foto's en casebeschrijvingen van eerdere projecten

Personeel en middelen:

• Cv’s van kernteamleden
• Diploma's en certificaten van personeel
• Overzicht materieel en wagenpark
• Onderaannemersverklaringen (indien van toepassing)

Stap 9: Inventariseer ontbrekende documenten

Uit de compliance matrix wordt duidelijk welke documenten ontbreken of verlopen zijn. Doe dit tijdig: sommige documenten vergen een doorlooptijd van meerdere weken. Denk hierbij aan:

• Aan te vragen certificaten
• Verlopen certificaten
• Formeel aan te vragen referenties

 

Fase 4: Inschrijving Opstellen

Doel: een overtuigend en onderscheidend EMVI-plan opstellen

Stap 10: Ontwikkel een onderscheidende aanpak (EMVI)

Bij EMVI draait het om kwaliteit én onderscheidend vermogen. Je beschrijft hoe je de opdracht uitvoert, waarbij je expliciet inspeelt op de gunningscriteria en jouw meerwaarde belicht.
Een winnende inschrijving is:

• Concreet, geen algemeenheden
• SMART geformuleerd
• Voorzien van bewijslast en voorbeelden zoals ervaringen, referenties, resultaten en KPI’s
• Onderscheidend t.o.v. markconcurrenten
• Visueel opgemaakt met een organigram of een planning
• Een uitwerking van wat er gevraagd wordt, niet van wat jij kwijt wil (zie veelgemaakte fouten)

Visualiseer waar mogelijk. Dit helpt om bondig en overtuigend te schrijven. Let hierbij op paginalimieten.

Stap 11: Maak een nauwkeurige prijscalculatie

• Vul alle verplichte prijsformulieren foutloos in
• Bereken je kosten realistisch. Denk hierbij aan personeel, materieel, onderaannemers en risico's.
• Bepaal je winstmarge
• Controleer op rekenfouten (veel voorkomende fout!)
• Bij EMVI: maak een bewuste afweging tussen scherpe prijs en kwaliteit.
• Controleer op compleetheid. Denk aan BTW, onvoorziene kosten en indexeringen.

Stap 12: Stel het volledige inschrijvingsdossier samen

• Vul alle verplichte formulieren digitaal in
• Bundel alle bijlagen volgens de vereiste structuur
• Voorzie documenten van nummering en benaming volgens de instructies uit de aanbestedingsleidraad
• Plaats handtekeningen waar vereist (digitaal of gescand)
• Controleer bestandsformaten (vaak PDF) en maximale bestandsgroottes
• Maak een inhoudsopgave en gebruik tabbladen/bookmarks voor overzicht

Stap 13: Interne reviewronde (vier-ogen-principe)

Voer een interne review uit om kwaliteit en juistheid te borgen. Let hierbij op:

• Inhoud, vorm en logica
• Spelling, grammatica en consistentie
• Kloppen alle verwijzingen naar de bijlagen?
• Laat eventueel bij grote aanbestedingen een externe expert meekijken.

 

Fase 5: Indienen

Doel: het tijdig, foutloos en correct indienen van alle documenten

Stap 14: Upload je inschrijving tijdig

Het liefst 24, maar minimaal 3, uur vóór de deadline om procesfouten te voorkomen.

• Upload documenten één voor één en controleer na elke upload
• Let op bestandsgroottes en uploadtijden
• Bewaar eventuele bevestigings- en ontvangstbewijzen

Deadlines zijn keihard: te laat = uitsluiting (geen uitzonderingen)

Stap 15: Bevestiging en archivering

• Bewaar je ontvangstbevestiging
• Maak een back-up van je complete inschrijving
• Archiveer alle correspondentie en documentversies
• Noteer de verwachte gunningsdatum in je agenda

 

Fase 6: Na Indiening

Doel: opvolgen, wachten, optimaliseren
Na indiening mag de aanbesteder vragen stellen over onduidelijkheden. Je mag alleen verduidelijken, geen nieuwe informatie toevoegen.

Stap 16: Voorgenomen gunning

• Nadat de aanbestedende dienst de beoordeling heeft afgerond, ontvang je een voorgenomen gunningsbeslissing.
• Dit is nog geen definitieve toewijzing, maar een aankondiging van het voornemen om de opdracht te gunnen aan een bepaalde inschrijver.

Stap 17: Standstill periode

• Bezwaar indienen kan in deze periode. Doe dit alleen als je concrete argumenten hebt voor procedurefouten. Hierbij is juridisch advies aanbevolen.
  Maak de afweging: kosten vs. kans van slagen vs. relatieschade

Stap 18: Definitieve gunning

• Na gunning ontvang je een gemotiveerde beslissing
• Bij gunning: voorbereiden op contractonderhandeling (Gefeliciteerd!)
• Bij afwijzing: vraag altijd een debriefing aan

Stap 19: Debriefing aanvragen (bij afwijzing)

Om inzicht te krijgen in verbetermogelijkheden vraag je een debriefing aan. Je hebt recht op een toelichting op de afwijzing van jouw inschrijving. Deze inzichten helpen je om je kansen bij toekomstige aanbestedingen te vergroten.

• Vraag naar je scores op de verschillende criteria
• Vraag naar concrete verbeteradviezen
• Gebruik deze input voor volgende inschrijvingen

 

Extra tips voor efficiënt proces bij inschrijving

Werk met templates

Maak een vaste aanbestedingstemplate. Dit scheelt veel tijd bij elke nieuwe inschrijving. Hierin staat:

• Standaard bedrijfsinformatie
• Actuele certificaten en verklaringen
• Standaard cv's en organogram
• Referentieprojecten

Plan realistisch

Begin minstens 4-6 weken voor de deadline en reken op de volgende tijdsbesteding:

• Kleine aanbesteding: minimaal 40-80 uur werk
• Middelgrote aanbesteding: 80-160 uur werk
• Grote/complexe aanbesteding: 200+ uur werk

Werk gestructureerd

• Gebruik projectmanagement tools
• Wijs taken toe aan teamleden
• Houd een planning bij met milestones
• Doe regelmatig voortgangscontroles

Betrek de juiste mensen

• Projectleider/uitvoerder (technische kennis)
• Accountmanager (klantrelatie en commercie)
• Juridisch adviseur (contracten en risico's)
• Financieel expert (begroting en pricing)

Door deze stappen systematisch te volgen, verhoog je je kansen op een succesvolle inschrijving én voorkom je kostbare fouten.