Belangrijke termen binnen aanbesteden uitgelegd

Wil jij je inschrijven op een aanbesteding? Dan is het belangrijk dat je weet waar het over gaat. In deze alfabetische begrippenlijst leggen we enkele belangrijke termen binnen aanbestedingen uit.

 

Aanbestedende dienst: de organisatie die een aanbesteding/opdracht plaatst.

Aanbesteding: een organisatie (vaak de overheid, maar soms ook grote bedrijven) maken een opdracht openbaar voor het leveren van diensten, goederen of het uitvoeren van werken. Geïnteresseerde bedrijven kunnen daarop inschrijven met een voorstel en offerte. Het doel van een aanbesteding is het vinden van de beste partij op basis van vooraf vastgelegde, objectieve selectiecriteria. Simpel verwoord: een aanbesteding is een wedstrijd om een opdracht te winnen.

Aanbestedingsleidraad: document waarin de aanbestedende dienst uitlegt hoe de aanbestedingsprocedure verloopt en aan welke regels inschrijvers zich moeten houden. Zie het als een handleiding voor de aanbesteding.

Aanbestedingswet: een wet die de regels vastlegt voor aanbestedingen, vooral voor overheden. In Nederland gaat het om de Aanbestedingswet 2012.

Aankondiging aanbesteding: officiële publicatie waarin een aanbestedende dienst een aanbestedingsprocedure openbaar maakt.

Algemene inkoopvoorwaarden: standaardregels en afspraken die een opdrachtgever gebruikt bij het inkopen van producten of diensten binnen een aanbesteding. Zie het als de juridische spelregels van het contract.

Beoordelingscommissie: de groep personen (met relevante functies) die de ingediende voorstellen controleert en beslist welke inschrijver de opdracht gegund krijgt.

Beoordelingskader: hiertoe behoren alle criteria en richtlijnen om de inschrijvingen op een aanbesteding te vergelijken. Een beoordelingskader is bedoeld om offertes transparant en objectief te beoordelen.

Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV): aanbestedingsmethode waarbij gekeken wordt naar de aanbieder met de beste prijs-kwaliteitverhouding. NB: hier wordt niet alleen gekeken naar de laagste inschrijfprijs. In het Engels wordt dit ook wel BVP (Best Value Procurement) genoemd.

Bestek: document waarin precies staat beschreven wat er moet worden geleverd of worden uitgevoerd en onder welke voorwaarden.

Bezwaar: een inschrijver kan bezwaar maken tegen de voorlopige gunning of andere beslissing van de aanbestedende dienst. Dit gebeurt meestal als de beoordeling of gunning – naar mening van de inschrijver – niet eerlijk of onjuist is gebeurd.

Bidmanager of tendermanager: persoon bij de inschrijvende partij die het inschrijven op een aanbesteding coördineert.

Bidwriting: het schrijven van een inschrijving (bid) voor een aanbesteding. Het gaat om het maken van een overtuigend en gestructureerd document waarin een inschrijver uitlegt waarom de organisatie de beste keuze is voor de opdracht.

Common Procurement Vocabulary (CPV): standaard Europese codes die gebruikt worden om aanbestedingen te categoriseren. Ze geven aan om wat voor soort werk, levering of dienst een aanbesteding gaat. CPV-codes zijn verplicht bij Europese aanbestedingen.

Definitieve gunning: het definitieve gunningsbesluit, vaak aan de partij waar de opdracht ook voorlopig aan was gegund. De gunningsprocedure is afgerond en de bezwaartermijn is verstreken.

eHerkenning: digitaal identificatiemiddel waarmee bedrijven inloggen op TenderNed.

EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Hoewel gunning tegenwoordig vaak plaatsvindt op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Lang niet meer alleen op basis van de laagste prijs.

EMVI-plan: document waarin de inschrijver beschrijft hoe deze voldoet aan de EMVI-criteria die zijn gesteld door de aanbestedende dienst. In een EMVI-plan ligt de nadruk op de prijs-kwaliteitverhouding.

EMVI-schrijver: iemand die gespecialiseerd is in het schrijven van aanbestedingsdocumenten waarin de EMVI-criteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) centraal staan. Een EMVI-schrijver helpt bedrijven een overtuigend inschrijvingsplan te maken dat niet alleen over de prijs gaat, maar vooral over kwaliteit, aanpak en meerwaarde.

Enkelvoudige onderhandse aanbesteding: aanbestedingsprocedure waarbij de aanbestedende dienst één leverancier vraagt om een offerte in te dienen. Daarna kan onderhandeld worden. Dit type aanbesteding is alleen toegestaan bij opdrachten onder de grensbedragen voor Europees aanbesteden.

Europese aanbesteding: een aanbesteding die volgens regels van de Europese Unie wordt uitgevoerd. Zo kunnen bedrijven uit alle EU-landen meedingen naar de opdracht. Een Europese aanbesteding is verplicht als de waarde van de opdracht boven bepaalde drempelbedragen uitkomt. Die drempelbedragen zijn vastgesteld door de Europese Unie.

Fatale termijn: een harde deadline waarvan overschrijding juridische gevolgen heeft. Als je de fatale termijn bij aanbestedingen mist, wordt je inschrijving niet meer meegenomen.

Gedragsverklaring aanbesteden (GVA): officieel document waaruit blijkt dat een bedrijf geen strafbare feiten heeft gepleegd die relevant zijn voor het inschrijven op aanbestedingen. Het GVA maakt vaak onderdeel uit van de in te dienen documenten en is bedoeld om de betrouwbaarheid van een inschrijver aan te tonen.

Geschiktheidseisen of selectiecriteria: minimale eisen die een opdrachtgever stelt en waaraan een ondernemer moet voldoen om te kunnen inschrijven op de aanbesteding en de uiteindelijke opdracht uit te voeren. Denk aan ervaring, financiële draagkracht of technische bekwaamheid.

Gids Proportionaliteit: een officieel document met uitgangspunten en regels over wat ‘redelijk en passend’ is bij aanbestedingen. Het hoort bij de Nederlandse aanbestedingsregels en helpt bepalen of eisen en voorwaarden niet te zwaar of oneerlijk zijn voor bedrijven die willen inschrijven.

Gunningscriteria: criteria waarop de opdrachtgever bepaalt wie de opdracht wint bij een aanbesteding. De gunningscriteria zijn de punten waarop offertes worden beoordeeld en vergeleken.

In te dienen documenten: de verzameling documenten die een inschrijver moet indienen om deel te nemen aan een aanbesteding. Welke documenten ingediend moeten worden vind je terug in de leidraad van een aanbesteding.

Inkoopbeleid: het interne beleid van de aanbestedende dienst over hoe zij producten, diensten of werken inkoopt.

Inschrijven als combinatie: meerdere bedrijven dienen één gezamenlijke inschrijving in voor een aanbesteding.

Inschrijver / Inschrijvende partij: een ondernemer die een aanbieding doet.

Meervoudige onderhandse aanbesteding: aanbestedingsprocedure waarbij de aanbestedende dienst meerdere leveranciers vraagt om een offerte in te dienen. Onderhandeling is meestal niet toegestaan. Dit type aanbesteding is alleen toegestaan bij opdrachten onder de grensbedragen voor Europees aanbesteden.

Minimale inschrijftermijn: de minimale tijd die je krijgt om een offerte te maken en in te leveren. Dit is in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat inschrijvers voldoende tijd hebben om een kwalitatieve inschrijving voor te bereiden tussen publicatie van de aanbesteding en de uiterste indiendatum.

Motiveringsplicht: de aanbestedende dienst moet uitleggen waarom een inschrijver de opdracht wel/niet krijgt. Oftewel: de beslissing moet duidelijk en controleerbaar zijn.

Niet-openbare aanbesteding: een aanbesteding waarbij er een selectie vooraf plaatsvindt. Vervolgens mogen de geselecteerde partijen een offerte indienen.

Non-discriminatie: er mag geen onderscheid worden gemaakt op basis van nationaliteit of vestigingsplaats.

Nota van inlichtingen (NvI): een officieel document binnen een aanbesteding waarin de opdrachtgever antwoorden geeft op vragen van geïnteresseerde bedrijven. Het doel is het wegnemen van onduidelijkheden en dat iedere inschrijver over dezelfde informatie beschikt.

Openbare aanbesteding: een aanbesteding waarbij elke geïnteresseerde ondernemer een offerte mag indienen.

Plan van aanpak: document waarin een inschrijver uitlegt hoe hij de opdracht gaat uitvoeren. Denk aan: de werkwijze en planning, het waarborgen van kwaliteit en het omgaan met risico’s.

Prijs-kwaliteitverhouding: de balans tussen wat iets kost en de kwaliteit die je ervoor terugkrijgt. Dit principe wordt vaak gebruikt bij het beoordelen van inschrijvingen op aanbestedingen.

Prijzenblad: document waarop inschrijvers de prijzen voor hun producten, diensten of werkzaamheden noteren. Het bevat een gedetailleerd kostenoverzicht en moet ingediend worden bij inschrijving op een aanbesteding.

Programma van Eisen (PvE): een document met toelichting waaraan de opdracht minimaal moet voldoen.

Proportionaliteitbeginsel: de eisen, voorwaarden en keuzes van de aanbestedende dienst moeten in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Raamovereenkomst: overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meerdere leveranciers waarin de algemene voorwaarden voor toekomstige opdrachten worden vastgelegd. Het is dus een soort ‘afspraak vooraf’, zonder dat de opdrachten meteen vast staan.

Rechtsgeldige handtekening: handtekening (digitaal of op papier) waarmee een persoon juridisch bindend namens een bedrijf of organisatie een document ondertekent. Deze persoon moet daar uiteraard bevoegd voor zijn.

Referenties: bewijzen van eerdere ervaring van een inschrijver met vergelijkbare opdrachten. Met referenties laat een inschrijver zien dat hij in het verleden soortgelijke projecten succesvol heeft uitgevoerd.

SMART: een hulpmiddel om doelen duidelijk en meetbaar te formuleren. SMART staat voor ‘Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden’.

Tender: algemene uitvraag om mee te dingen naar een opdracht, zowel publiek als privaat. De term ‘aanbesteding’ en ‘tender’ worden vaak door elkaar gebruikt. Toch is er een subtiel verschil.

Tenderplatform: een online systeem (website of software) waarop aanbestedingen worden gepubliceerd en afgehandeld. In Nederland is TenderNed het bekendste tenderplatform.

Tenderspecialist: een expert die bedrijven adviseert en begeleidt bij het voorbereiden en inschrijven op een aanbesteding. Tenderspecialisten hebben diepgaande kennis van en ervaring in het aanbestedingsproces en de specifieke eisen die aan de inschrijvers worden gesteld.

Uitsluitingsgronden: criteria op basis waarvan een inschrijver wordt uitgesloten. Denk aan faillissement, fraude of een ernstige beroepsfout.

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): ook wel ‘eigen verklaring’ of ‘zelfverklaring’ genoemd. Verklaring die inschrijvers invullen bij een aanbesteding om aan te tonen dat ze voldoen aan de belangrijkste eisen, en dat uitsluitingsgronden wel/niet op hen van toepassing zijn.

Verklaring betalingsgedrag: officieel document waarin staat dat een bedrijf zijn belastingen en premies betaalt en geen openstaande schulden heeft bij de Belastingdienst. Dit document dient vaak als bewijsstuk bij aanbestedingen.

Voorlopige gunning: de opdrachtgever heeft besloten wie de aanbesteding wint, maar dat is nog niet definitief.

Wachtkamerovereenkomst: een afspraak waarbij één of meerdere partijen voor een bepaalde periode ‘in de wachtkamer’ staan als reserveleverancier. Ze krijgen dus (nog) geen opdracht, maar kunnen worden ingeschakeld als de winnende partij uitvalt of de opdracht niet (meer) kan uitvoeren.

 

Kun jij hulp gebruiken bij het inschrijven op aanbestedingen? Ons ervaren team staat voor je klaar. Neem geheel vrijblijvend contact op met Besteed het uit.