Alles over de Nota van Inlichtingen – tips om meteen de juiste vraag te stellen

De Nota van Inlichtingen (NvI) is een belangrijk onderdeel van een aanbestedingsprocedure, maar wat is dit nu eigenlijk? In deze blog lees je wat de NvI inhoudt en hoe je er optimaal gebruik van maakt!

 

Wat is een Nota van Inlichtingen?

De Nota van Inlichten geeft potentiële inschrijvers de mogelijkheid om vragen te stellen over aanbestedingsdocumenten, zoals het Programma van Eisen, de gunningscriteria of contractvoorwaarden. Dit is een belangrijk moment omdat communicatie met, of het stellen van vragen aan, de aanbestedende dienst buiten deze procedure om niet is toegestaan.

Voor het indienen van vragen geldt meestal een vast indieningskanaal, een duidelijke deadline en soms ook een verplicht format. De aanbestedende dienst bundelt vervolgens alle vragen en antwoorden in één document: de Nota van Inlichtingen. Op deze manier beschikken alle inschrijvers over dezelfde informatie.

Hoe ziet een Nota van Inlichtingen eruit?

De NvI heeft meestal een vraag-en-antwoordstructuur (Q&A) in Excel- of PDF-format. Elke vraag wordt genummerd en anoniem weergegeven, gevolgd door het antwoord van de aanbestedende dienst.

Soms leidt een vraag tot een wijziging van een eis in de aanbestedingsprocedure. In dat geval wordt dit nadrukkelijk vermeld in de Nota van Inlichtingen. Bij veel of grote wijzigingen stelt de aanbestedende dienst soms een gewijzigde leidraad of gewijzigde documenten beschikbaar. Op deze manier beschikken alle inschrijvers altijd over dezelfde informatie.

 

Waarom is de Nota van Inlichtingen belangrijk?

Aanbestedingsdocumenten bevatten soms onduidelijkheden of tegenstrijdigheden. Door vragen te stellen, worden voorwaarden duidelijk en hanteren alle partijen dezelfde uitgangspunten.
Daarnaast kunnen antwoorden in de NvI invloed hebben op de haalbaarheid van een opdracht of op de manier waarop een inschrijving wordt beoordeeld.

 

Hoe stel je goede vragen voor de Nota van Inlichtingen?

1. Formuleer vragen neutraal en professioneel.

Bijvoorbeeld:
v “Kunt u toelichten hoe eis X zich verhoudt tot paragraaf Y?”
X “Jullie noemen eis X maar in paragraaf Y zeggen jullie iets anders”

2. Vraag naar de achterliggende doelstelling: hiermee ontdek je wat de opdrachtgever echt belangrijk vindt.

Bijvoorbeeld:
“U vraagt in eis 5.2 om maandelijkse rapportages over prestaties. Kunt u toelichten welke minimale informatie u hierin verwacht?”

3. Wees concreet en specifiek

Vage vragen leveren vaak vage antwoorden op. Of de aanbestedende dienst vraagt om een verdere specificatie van jouw vraag voor een volgende NvI – mits die nog komt. Verwijs daarom altijd naar paginanummers, paragrafen of specifieke eisen. Hoe preciezer je vraag, hoe bruikbaarder het antwoord.

Bijvoorbeeld:
V: “Eis 4 van bijlage 8 stelt dat het aangeboden product een zwarte kleur (#0D0D0D) moet hebben. Het door ons aangeboden product is eveneens zwart van kleur, maar heeft kleurcode #11111. Kunt u hiermee akkoord gaan?”
X: “U noemt een eis over de kleur, mogen we hier een beetje van afwijken?”

4. Denk vanuit uitvoerbaarheid: Vraag niet alleen wat iets betekent, maar ook hoe het in de praktijk bedoeld is.

V: “In eis 4.1 stelt u dat de strategische overleggen jaarlijks fysiek plaatsvinden. Kunt u toelichten hoeveel deelnemers u verwacht en op welke locaties deze overleggen plaatsvinden?”
X: “U noemt dat het strategisch overleg fysiek plaatsvindt. Kan dit op uw locatie?”

5. Vermijd ja/nee-vragen: Open vragen leveren meer bruikbare informatie op.

V: “In eis 8 wordt uitgegaan van één levering per vier weken. Kunt u toelichten of een gefaseerde levering mogelijk is en onder welke voorwaarden dit voor u acceptabel is?”
X: “Mag de levering in twee fases plaatsvinden?”

Conclusie

De Nota van Inlichtingen is meer dan alleen een formele vragenronde. Het is een moment waarop je als inschrijver beter leert begrijpen wat de opdrachtgever precies zoekt. Dit vergroot je kans op een succesvolle inschrijving.