Aanbesteding schrijven met AI
Het inschrijven op een aanbesteding is een tijdrovende klus. Vaak ben je met een heel team bezig om aanbestedingsstukken te lezen, een EMVI-plan te schrijven, documenten te controleren en deadlines te bewaken. Maar… kan dat niet sneller en efficiënter? Met AI bijvoorbeeld? Kortom: is een aanbesteding schrijven met AI slim of tijdverspilling?
In het kort: wat is AI?
AI (Artificial Intelligence), of ‘kunstmatige intelligentie’, is technologie waarmee computers taken uitvoeren waarvoor normaal gesproken menselijke intelligentie nodig is. Denk aan problemen oplossen, beslissingen nemen, teksten genereren en voorspellingen doen.
Een bekend voorbeeld is OpenAI, de organisatie achter o.a. ChatGPT. ChatGPT is een AI-tool die vragen kan beantwoorden en teksten kan schrijven. Maar hoe werkt dat precies? AI leert van grote hoeveelheden data en gebruikt slimme algoritmes om patronen te herkennen. Dit proces wordt ook wel ‘machine learning’ genoemd.
Hoe meer relevante informatie jij als input levert, hoe beter AI zijn taak kan volbrengen. En ja, dat kun je dus ook slim inzetten voor aanbestedingen.
Hoe AI helpt bij het inschrijven op een aanbesteding?
Wil je inschrijven op een aanbesteding, dan kan AI een krachtig hulpmiddel zijn. Zo kan AI:
- aanbestedingsstukken uitpluizen en samenvatten;
- eerdere aanbestedingen analyseren;
- markttrends voorspellen;
- offertes optimaliseren;
- documenten controleren op fouten;
- EMVI-plannen reviewen;
- de kans op succes voorspellen;
- concurrentieanalyses uitvoeren (o.a. op prijsstrategie);
- een geoptimaliseerde tenderstrategie aanbevelen.
Zo kan jouw tenderteam sneller en doordachter aan het werk.
Hoe AI het aanbestedingsproces versnelt?
Stel je voor: je komt een grote aanbesteding tegen die zeer interessant is voor jouw bedrijf. Maar de deadline nadert en je moet nog beginnen… Normaal gesproken zou alleen het lezen en voorbereiden van de stukken al dagen in beslag nemen. Gelukkig kun je AI inzetten om het proces te versnellen, bijvoorbeeld voor het schrijven van conceptversies.
Hoe werkt ChatGPT?
Eén van de meest handige AI-tools voor het inschrijven op aanbestedingen zijn tekstgenererende tools als ChatGPT. Deze tools maken gebruik van Natural Language Processing (NLP) om menselijke taal te begrijpen en produceren. Deze AI-modellen zijn getraind door gigantische hoeveelheden tekstdata zoals artikelen, boeken, websites en meer. ChatGPT leert hoe woorden samenhangen en hoe het logische zinnen kan formuleren.
Aanbesteding schrijven met AI? Essentiële tips
Voordat een AI-tool als ChatGPT met een tekst komt, moet jij eerst een duidelijke opdracht geven. Dat heet een ‘prompt’. Onthoud: de kwaliteit van de output is zo goed als de input die jij geeft.
Hoe schrijf je een duidelijke prompt?
Zeg niet: “Schrijf een aanbestedingstekst over BOR software”.
Zeg wel: “Schrijf een aanbestedingstekst voor een gemeente die op zoek is naar software voor het Beheer Openbare Ruimte (BOR). De software moet ondersteuning bieden voor het plannen, beheren en rapporteren van onderhoud aan de openbare ruimte, zoals wegen, groenvoorzieningen en straatmeubilair. Wij als inschrijver hebben ervaring met gemeentelijke infrastructuur, processen en de integratie met bestaande systemen. Onze software is gebruiksvriendelijk, schaalbaar en veilig. Ook zijn er volop mogelijkheden voor training van gemeentepersoneel, ondersteuning en technisch onderhoud. De doelgroep zijn softwarespecialisten bij de gemeente, maar maak de tekst niet te technisch zodat ook een leek het begrijpt. De tekst mag maximaal 2000 woorden lang zijn." Upload hierbij documenten zoals de leidraad en het plan van eisen.
Geef AI voldoende context
Geef AI context. Als je AI een losse vraag stelt zonder enige context, is de kans groot dat je niet-relevante output krijgt. Houd bij het schrijven van een prompt in gedachten:
- Welke informatie wil ik ontvangen als output?
- Waarop moet de focus liggen?
- Wie is de doelgroep?
- In welke stijl moet de tekst geschreven zijn? Formeel, informeel, creatief?
- Hoe lang mag de tekst zijn?
- Geef zoveel mogelijk relevante informatie mee.
Verfijn de output en stel gerichte vragen. Vaak vraagt ChatGPT uit zichzelf al om een vervolgvraag.
Belangrijk: aanbestedingen schrijven met de hulp van AI is praktisch en tijdbesparend. Maar zorg ervoor dat je gebruik maakt van een veilige, interne AI-omgeving. Upload NOOIT vertrouwelijke documenten naar het internet!
Aanbesteding schrijven met AI: verleidelijk, maar het blijft mensenwerk
Je volledige aanbesteding laten schrijven door AI is verleidelijk, maar niet slim. De kans is groot dat jouw inschrijving wordt afgewezen omdat het inhoudelijk niet voldoet aan de wensen van de opdrachtgever.
Hoewel AI een krachtig hulpmiddel is om processen te versnellen, blijft het mensenwerk. AI kan het tijdrovende voorwerk doen, maar tenderprofessionals moeten de output altijd kritisch controleren. Enkele zaken waar je op moet letten als je aanbestedingen schrijft met AI:
- Up-to-date informatie. ChatGPT leert niet uit zichzelf, maar wordt getraind door mensen. Dat betekent dat AI niet altijd up-to-date informatie heeft. Recente bronnen of bronnen na een bepaalde datum kunnen ontbreken. Zorg ervoor dat de output actueel is.
- AI-modellen genereren tekst uit data. AI mist een ethisch kompas en menselijke emotie. Let daarom op onbedoelde vooroordelen die AI uit andere bronnen haalt en zorg voor voldoende nuance.
- Hoewel AI steeds beter wordt in het schrijven van teksten, wil je voorkomen dat het een typische ‘AI-tekst’ wordt. Geef een aanbestedingstekst altijd een stukje menselijkheid mee, zoals persoonlijke voorbeelden en anekdotes.
Wees kritisch op de output van AI
De output van AI goed controleren maakt het verschil tussen een aanbesteding winnen of verliezen. Als je een AI-tekst niet kritisch controleert, loop je het risico op miscommunicatie, feitelijke onjuistheden of een onsamenhangend verhaal.
Een AI-tekst lijkt op het eerste oog vaak professioneel. Het klinkt goed en de zinnen lopen lekker. Maar als je kritischer kijkt, kom je erachter dat de tekst maar half antwoord geeft op de vraag. Dat belangrijke details ontbreken (zoals verwijzingen naar bepaalde gunningscriteria) of dat het helemaal niet toegespitst is op de opdrachtgever.
Wat je wilt controleren:
- Is de output duidelijk? Of bevat het vooral vage zinnen en lege woorden?
- Is de tekst SMART genoeg?
- Bevat de tekst alle gevraagde informatie?
- Is alle gegenereerde tekst relevant of kun je zaken weglaten?
- Is het geschreven voor de juiste doelgroep? Of bevat het teveel vakjargon?
- Is de tekst volledig? Of mist er cruciale informatie?
- Heeft de tekst een logische opbouw?
- Is het taalgebruik consistent en past het bij jouw bedrijf of organisatie?
- Worden ‘jij’ en ‘u’ door elkaar gebruikt?
- Bevat de tekst onbedoelde vooroordelen of discriminatie uit andere bronnen?
- Kloppen de juridische en technische details?
- Kloppen de bronnen of zijn ze verouderd?
- Heeft AI de feiten juist geïnterpreteerd?
Ook wil je persoonlijke voorbeelden en anekdotes toevoegen aan de tekst. Net als een tabel of grafiek op z’n tijd. Zo kom je samen met AI tot een optimaal eindresultaat.
Conclusie: is aanbestedingen schrijven met AI slim of een no-go?
Inschrijven op een aanbesteding met behulp van AI bespaart je veel (voor)werk en tijd. Waar je echter voor wilt waken is onvolledige of achterhaalde informatie, vaag taalgebruik en weinig specificatie. Met AI kun je het repetitieve en tijdrovende voorwerk doen zodat er meer tijd, creativiteit en ruimte is voor het menselijke perfectioneren en toespitsen van de tekst op de uitvraag. Mensenwerk blijft dus essentieel als je aanbestedingen wilt winnen.
Heb jij een veelbelovende aanbesteding gevonden en kun je hulp gebruiken van een professioneel en ervaren, maar boven al menselijk, tenderteam? Neem geheel vrijblijvend contact op met Besteed het uit om de mogelijkheden te bespreken.