Tender winnen? 10 Tips om je kansen te vergroten

Een tender winnen draait niet alleen om het bieden van de laagste prijs. Steeds meer inkopers hechten waarde aan de kwaliteit van je inschrijving. Kortom: er wordt tegenwoordig vooral gekeken naar inschrijvers met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Maar hoe doe je dat, een kwalitatieve tenderinschrijving indienen?
In deze blog krijg je concrete tips hoe je tenders kunt winnen. Van het grondig analyseren van de tenderdocumenten tot een SMART Plan van Aanpak schrijven.

 

Waarom wil je een tender winnen?

De Nederlandse overheid koopt jaarlijks voor ruim 100 miljard euro aan producten, diensten en systemen in. Naast de overheid zijn er ook tal van bedrijven die via tenders inkopen. Wil je met je bedrijf bepaalde financiële doelstellingen halen en je omzet een boost geven? Dan is een tender winnen een slimme manier om dat te doen.

Lees ook: Wat is het verschil tussen een tender aan aanbesteding?

 

10 Praktische tips om tenders te winnen

Tip 1: Analyseer grondig de aanbestedingsstukken en bijlagen

Jezelf goed inlezen op een tender begint met het doornemen van de aanbestedingsleidraad. Maar dat is niet het enige. Open ook alle bijlagen en beoordeel of alle informatie duidelijk is. Twijfel je? Stel dan een vraag voor de eerstvolgende Nota van Inlichtingen. Zo voorkom je dat je later moet gokken.

Tip 2: Maak een planning

Inschrijven op een aanbesteding is een tijdrovende klus: mensen uit je organisatie moeten input leveren voor het beantwoorden van de gunningscriteria, er moeten documenten worden aangevraagd en verzameld en de tekenbevoegde moet documenten rechtsgeldig ondertekenen. Zorg ervoor dat je tijdig een planning en werkverdeling maakt. Wijs bij voorkeur ook iemand aan die het gehele proces coördineert en in de gaten houdt of iedereen zich aan de planning houdt.

Tip 3: Voer een markt- en concurrentieanalyse uit

Je weet als geen ander wat jouw bedrijf te bieden heeft. Maar weet je ook wat je concurrenten inbrengen? Een marktverkenning en concurrentenanalyse helpen je om inzicht te krijgen in de behoefte van de aanbestedende dienst én om slim in te spelen op concurrenten. Onderzoek ook of de aanbestedende dienst eerder een tender heeft uitgezet en welke partij destijds gewonnen heeft.

Tip 4: Doe research naar de aanbestedende partij en weet wat er speelt

Wil je een tender winnen? Dan is maatwerk altijd beter dan een vaag verhaal. Stel: je wilt je inschrijven op een tender van de Gemeente Groningen. Zij zijn op zoek naar een bedrijf dat quads levert voor het efficiënt bestrijden van onkruid. Google dan eens op onkruidbestrijding in de gemeente Groningen. Wellicht zijn er interessante artikelen te vinden zoals een interview met een wethouder die een mening heeft over het onderwerp. Hoe beter jij weet wat er speelt bij de aanbestedende partij, hoe slimmer je daarop kunt inspelen.

Tip 5: Onderzoek het beoordelingsteam

Bij veel aanbestedingen wordt vooraf aangegeven wie de inschrijvingen beoordeelt. Meestal niet met naam en toenaam, maar wel qua functie. Het is handig om te weten wie jouw plannen lezen. Maak je verhaal bij voorkeur niet te technisch en verzand niet in vakjargon. Je verhaal moet duidelijk zijn en voor iedereen te begrijpen. Bij twijfel: laat je plannen lezen door iemand die geen verstand of voorkennis heeft van de aanbesteding. Deze persoon kan je feilloos vertellen wat er onduidelijk is en waar informatie of toelichting ontbreekt.

Tip 6: Maak van je inschrijving geen knip- en plakwerk

Heb je je al vaker ingeschreven op aanbestedingen? Dan is het misschien verleidelijk om een vorig Plan van Aanpak erbij te pakken en het verhaal grotendeels te kopiëren. Hop, een paar kleine aanpassingen her en der en inleveren maar. Maar het verschil tussen een tender winnen of verliezen zit hem in maatwerk. Ook al lijken twee uitvragen grotendeels op elkaar, er zijn altijd verschillen. Kijk niet alleen naar de overeenkomsten, maar juist naar die verschillen.

Tip 7: Schrijf een overtuigend plan van aanpak

Een plan van aanpak of implementatieplan is niet alleen een opsomming van wat jij als bedrijf zoal kunt doen. Het moet bij voorkeur naadloos aansluiten op de behoefte van de aanbestedende partij. Overtuig hen dat jouw bedrijf de beste oplossing biedt en laat zien welke waarde jouw bedrijf toevoegt.

Tip 8: Investeer in een goede EMVI-schrijver

EMVI staat voor ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’. Het is een gunningsmethode waarbij niet de laagste prijs telt, maar de beste prijs-kwaliteitverhouding. Richt je in het uitwerken van je plannen dus op kwaliteit, duurzaamheid, risicobeperking en prijs. Vind je dat lastig? Een ervaren EMVI-schrijver weet precies hoe je die aspecten helder op papier krijgt. Dat scheelt je tijd en frustratie.

Tip 9: Schrijf SMART

Wil je een tender winnen? Schrijf je plannen SMART! SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden, en is een veelgebruikte term in de aanbestedingswereld. Door SMART te schrijven, voorkom je een vaag verhaal en loze beloften. Een voorbeeld:
• Niet-SMART: "We handelen klachten snel en adequaat af."
• Wel-SMART: "Ons serviceteam is 24/7 bereikbaar en neemt bij storingen binnen 1 werkdag contact op met uw projectleider. Meldingen worden altijd binnen maximaal 3 werkdagen opgelost."

Tip 10: Focus je op goede referenties

Goede referenties onderbouwen je verhaal. Zij bewijzen immers dat je al eerder soortgelijke projecten succesvol hebt afgerond. Vaak moet je bij aanbestedingen een referentieformulier invullen. Kies referenties die goed aansluiten bij de huidige opdracht en die de juiste competenties benadrukken. Zorg uiteraard ook dat referenties op de hoogte zijn dat je ze opvoert. Veel aanbestedende diensten bellen referenties na.

 

Tender gewonnen (of niet)? Vraag om een evaluatie

Een tender winnen vraagt om een goede strategie. Of je een tender nu wel of niet gewonnen hebt, vraag altijd om een evaluatie. De feedback kan je helpen om een volgende inschrijving te winnen of je winnende strategie te perfectioneren.